Come scrivere un’offerta commerciale che vende (+ modello)

Spesso mi sono trovato a dover in qualche modo schematizzare i processi di vendita, dividere l’intero iter in vari step per poter studiare ogni singolo passaggio e diventare sempre più produttivo.

Nel percorso di vendita, uno degli step più importanti ma anche più complesso è scrivere un’offerta commerciale che vende.

Indubbiamente se arrivi a questo step vuol dire che hai già superato brillantemente tutti gli altri momenti del processo di pre-vendita e sei alla fase “conclusiva”, quella in cui devi “concretizzare” e mettere nero su bianco la tua offerta, valorizzarla e persuadere il tuo potenziale cliente all’acquisto.

Prima di capire, però, come realizzare la tua offerta commerciale è bene individuare cos’è davvero un’offerta commerciale e cosa tu o la tua azienda dovrete aver fatto negli step precedenti.

Nota: sul tema delle offerte, insieme a Mirko Galassi di Webenjoy e Magneptor, abbiamo creato un vero e proprio progetto dedicato… se vuoi approfondire al massimo tutti i meccanismi di un’offerta ti consiglio di seguire anche https://www.offertaimbattibile.com/ 

Che cos’è (davvero) un’offerta commerciale

L’offerta commerciale, in realtà, non è una proposta, un preventivo o peggio ancora un volantino con prodotto/servizio + prezzo (scontato) ma ciò che tu o la tua azienda offrite al mercato. 

L’offerta commerciale, per essere davvero efficace e mantenere un buon tasso di conversione in vendite, deve partire dallo studio dei bisogni del target e da un’attenta analisi dei competitors.

Tu o la tua azienda dovrete essere in grado di proporre ai potenziali clienti qualcosa di cui hanno bisogno e, soprattutto, dovrete essere in grado di farlo in un modo unico, originale e diverso da tutto ciò che è già presente sul mercato. 

Per far sì che questo accada bisogna partire dallo studio del posizionamento e dei messaggi di marketing che si andranno a pubblicizzare sui vari canali online e offline. 

Il documento finale che andrai ad inviare al tuo contatto, nella speranza che diventi un cliente, non è altro che la sintesi di ciò che offri ma, in realtà, buona parte della vendita, dovrebbe essere già avvenuta in tutto il processo precedente. 

Attenzione, questo non significa che bisogna sottovalutarlo, ma bisogna considerarlo come uno step integrato in un più ampio processo di vendita.

Detto questo, andiamo a vedere come scrivere un’offerta commerciale che vende e quali sono le caratteristiche che non possono mancare in un’offerta vincente.

La prima cosa che voglio fare è porti una domanda: Sai indicarmi quante delle tue offerte commerciali si sono trasformate in contratti di vendita? Rispondere a questa domanda può darti la misura di quanto stai facendo bene e se ci sono cose da migliorare.

E’ bene, di tanto in tanto, rileggere le offerte inviate per valutare cosa sarebbe stato meglio cambiare e in che modo, per arrivare poi ad ottenere una sorta di standard da seguire, che va ovviamente riadattato di volta in volta in base al tuo potenziale cliente.

Un consiglio che, quindi, mi sento di darti è quello di personalizzare l’offerta.

Come realizzare un’offerta commerciale personalizzata

Per rendere meglio l’idea di “personalizzazione” dell’offerta commerciale ti faccio un esempio. Se ti trovassi davanti tante offerte tutte più o meno uguali, in cui cambia solo il logo, il nome dell’azienda e il prezzo, quale sceglieresti? Ovviamente la più economica!

Per essere vincente, devi farti percepire “diverso” dagli altri e soprattutto devi parlare al tuo cliente mostrandogli di aver studiato le sue necessità, di aver individuato per lui la giusta strategia, cucita sulla sua azienda, adatta alle sue necessità!

Ovviamente devi farlo davvero! Devi studiare il cliente a cui ti rivolgi, capire davvero le sue necessità e la sua condizione ed in relazione a queste fargli un’offerta che faccia combaciare il più possibile le sue possibilità e i suoi desideri. 

Attenzione però, questo non vuol dire che devi impiegare giorni e giorni ogni volta ripartendo da zero e formulare un’offerta ex novo…. devi avere a tua disposizione uno standard che adatti di volta in volta, con delle parti “fisse” che vanno bene sempre e altre che vai a modificare e ad adattare.

Per questo di seguito ti indico le regole valide sempre che ti serviranno come base per creare il tuo modello di offerta commerciale e poi ti indicherò anche quali sono gli spazi da dedicare alla personalizzazione e quindi da modificare in base al tuo potenziale cliente.

6 regole per scrivere un’offerta commerciale che vende 

Comunica in modo chiaro e diretto

Comunica con il tuo interlocutore usando un linguaggio semplice, di facile comprensione e immediato. Sembra ovvio ma non lo è, evita parole poco conosciute e sii diretto e conciso, semplificando al massimo le spiegazioni in modo da rendere la tua offerta comprensibile da tutti, anche e soprattutto da chi non è pratico e si affida a te per le “cose tecniche”…

Usa un tono formale

Il tono formale crea quel giusto senso di distacco e professionalità che occorre a te per porti nel modo giusto e al cliente per percepire che si sta affidando a professionisti.

Usa un font pulito

NO agli stili di scrittura con fronzoli e fiocchetti. Usa un font pulito e semplice che aiuti la lettura e la renda scorrevole senza affaticare l’occhio.  

Considera che se dovrai convertire la tua offerta in diversi formati alcuni font nella conversione possono risultare non leggibili, quindi prediligi font semplici (come arial, ad esempio).

Semplicità anche nei colori

A parte i colori del logo, il corpo del testo deve risultare uniforme anche cromaticamente per aiutare a dare un’idea di professionalità e anche per rendere la lettura scorrevole e dare un impatto d’insieme ordinato.
Non usare il rosso per evidenziare concetti, se userai un linguaggio semplice e un font pulito, ciò che deve emergere, emergerà senza necessità di evidenziarlo con i colori.

Proponi un testo arioso dividendolo in paragrafi

Usando sottotitoli ti verrà semplice suddividere la tua offerta in paragrafi e quindi rendere il tutto più snello e non presentare un testo pesante che scoraggerebbe anche il lettore più volenteroso!
Usa anche l’interlinea fissa se lo ritieni opportuno per dare aria al testo. 

Attento agli errori ortografici

Rileggi sempre la tua offerta e assicurati che non ci siano errori di grammatica e sintassi per evitare di fare brutte figure. Anche se fossero solo delle dimenticanze, daresti un’idea di approssimazione che certo non invita ad affidarsi a te.

Dopo aver interiorizzato queste semplici regolette, passiamo al corpo dell’offerta, come suddividere le varie sezioni che userai sempre come standard, che fungeranno da supporto alle parti che di volta in volta realizzerai per i vari clienti.

Modello offerta commerciale con parti standard e parti personalizzate 

(Non cliccare sull’immagine per scaricare il modulo… troverai il link più in basso, ma prima lascia che ti spieghi come comporlo in modo corretto)

Apri con una presentazione

Questa è una parte fondamentale, è lo spazio che dedichi a presentare e spiegare chi sei e ciò che fai. È uno spazio che servirà a chi ti conosce per rafforzare l’idea che ha di te e a chi non ti conosce per render chiaro chi sei e cosa puoi fare per lui.

Ti affideresti e pagheresti chi non conosci affatto? Ovviamente no!

Evita frasi fatte, a nessuno interessa se sei il “leader sul mercato”, interessa sapere chi sei e se hai le competenze per risolvere il suo problema.

Fai attenzione a non dilungarti troppo, sii breve e chiaro per non stancare il lettore.

Fornisci spiegazioni dettagliate su ciò che offri

Dopo esserti presentato, entra nel vivo dell’offerta: cosa farai per risolvere il problema del cliente e soddisfare un suo bisogno?

Rassicura il tuo potenziale cliente fornendogli spiegazioni sulle azioni che intendi intraprendere per il suo business, le motivazioni che ti hanno spinto a sceglierle per lui e quali sono i risultati che otterrete.

Comprendi bene quanto è importante in questa fase che tu abbia studiato il tuo potenziale cliente e il suo business e che personalizzi ad hoc la tua offerta.

La parola d’ordine anche qui è chiarezza e precisione!

Definisci una linea temporale

E’ importante definire una linea temporale di consegna dei lavori sia per il cliente che si sentirà rassicurato sulla “fine dei lavori”, sia per te che potrai lavorare bene e con il giusto tempo senza ricevere pressioni durante il lavoro.

Ovviamente fai una stima realistica dei tempi di consegna, non commettere l’errore di improvvisare dando una scadenza difficile da rispettare.

La definizione della linea temporale riguarda anche l’offerta stessa che dovrà avere una scadenza o meglio una validità fino ad un determinato giorno che dovrai indicare… questa proposta non è eterna, va accettata entro una determinata data perché dopo le condizioni potrebbero cambiare e questo puoi indicarlo nella parte relativa al prezzo.

Sii chiaro nella definizione del prezzo

E’ uno degli ultimi step, ma stai pur certo che sarà una delle prime cose che il cliente guarderà! Se l’offerta non è economicamente alla sua portata, non perderà tempo ad analizzarla.

Per questo motivo ti consiglio di essere molto chiaro e di offrire sempre delle opzioni, ad esempio un “servizio base” al costo più basso senza nessuna opzione ma che comunque offre una buona soluzione, un “servizio intermedio” che è quello che offre il miglior compromesso qualità-prezzo e un “servizio alto” che include tutti gli extra ed è il meglio del meglio!

Chiamali con nomi definiti, per esempio pacchetto base, gold, exclusive… etc.

Termini e condizioni

Inserisci nella tua offerta i termini e le condizioni del contratto. Spiega al tuo potenziale cliente cosa deve fare all’accettazione dell’offerta, come suddividi il pagamento dei lavori e la consegna. E’ una parte standard che puoi realizzare e poi lasciare invariata.

Riferimenti e invito all’azione

Nel tuo modello di offerta commerciale non deve mancare questa parte relativa al tuo portfolio e ai tuoi contatti.

Indica al tuo potenziale cliente come può contattarti, il tuo sito web dove può trovare i riferimenti dei tuoi precedenti lavori e le tue referenze.

Dagli tutti gli strumenti utili per contattarti e per farlo subito.

Sii veloce anche tu, invia la tua proposta entro le 24 ore dal contatto, quando il potenziale cliente è ancora mentalizzato su quel progetto e sulla vostra chiacchierata preliminare, insomma…chi ha tempo, non aspetti tempo!

Di seguito, come promesso, ti lascio un mio modello di offerta commerciale ricco di indicazioni utili da seguire per personalizzarlo secondo le tue esigenze. Fanne buon uso e chiudi un sacco di vendite 🙂

A me ha funzionato ed ha portato già un bel po’ di vendite e fatturato ;-P  

Eccolo => Download Modello di Offerta Commerciale 

Nota: se vuoi essere sicuro di personalizzarlo al meglio ed avere la certezza che non passi indifferente e anonimo tra altri preventivi, pensa ad una copertina colorata con il tuo logo e magari un primo foglio con una presentazione che comprenda anche delle immagini dei loghi dei tuoi clienti o di clienti soddisfatti che hanno lasciato una testimonianza dei lavori che hai eseguito. Non esagerare, massimo 2 fogli e poi vai con il resto del modello.

Spero di esserti stato utile e se hai domande, perplessità o semplicemente ti occorre il mio supporto, contattami senza alcun problema.